Topla ve Paketle Nedir ve Neden Önemlidir?

Piernet, sağladığı Fullfillment, Danışmanlık ve Entegrasyon hizmetleri ile var olan markanızı geliştirmek ya da sıfırdan başlayan danışanların markalarını oluşturup, her alanda karşılaşabilecekleri zorlukların rahatlıkla üstesinden gelmelerine olanak tanımaktadır. 

Fulfillment, bir markanın yeni bir ürün siparişi alması ile aldığı siparişin müşterinin eline ulaşması arasında geçen süreçteki tüm e-ticaret operasyonlarının tek bir sistem içerisine toplanmasıdır. Bu sistem sayesinde firmaların iş yükü azalıp maliyetleri hafiflerken, aynı zamanda e-ticaret iş süreçlerinde aksamalar yaşanmasının da önüne geçilmiş olur. 

Satın alma sonrası operasyonlar olarak tanımladığımız fulfillment, e-ticaret lojistiği veya sipariş karşılama olarak da ifade edilir. Tedarik zincirinin bu bölümü, ürünlerin depoya kabul edilmesi ile başlar, stok kontrolü ve yönetimi, sipariş hazırlama ve sevkiyat süreçlerini de içerecek şekilde devam eder.

Deponuzun toplama ve paketleme sürecini doğru yapmak, depo sürecinizi iyileştirebilir veya bozabilir. Doğru yaptığınızda, siparişleri her zamankinden daha hızlı ve daha doğru bir şekilde yerine getirdiğinizi göreceksiniz. Yanlış yaptığınızda ise tüm operasyonunuz kaosa dönüşebilir.

Bu nedenle depo sipariş toplama ve paketleme sistemleri hakkında bilmeniz gereken her şeyi kapsayan bu gönderiyi oluşturduk.

Topla ve Paketle Nedir?

Toplama ve paketleme, müşterilerinizin siparişlerini alıp bir nakliye kutusuna yerleştirdiğiniz bir sistemdir. Bu sistem, nakliye sırasında yeniden paketleme ihtiyacının ortadan kaldırılmasına yardımcı oldu ve her siparişin yerine getirilmesi için gereken süreyi kısalttı.

Hızı ve basitliği nedeniyle, küçük siparişler teslim eden e-ticaret perakendecilerinin büyük çoğunluğu için tercih edilen sistemdir. Daha büyük siparişleri yerine getiren işletmeler, malları deponun belirlenmiş bir yerine götürebilir ve ardından uygun paketleme ve malzemeleri kullanarak paketleyebilir.

İyi Bir Toplama ve Paketleme Sürecine Sahip Olmak Neden Önemlidir?

İyi bir toplama ve paketleme işlemi, depo operasyonlarınızın hızını ve doğruluğunu artırır. Sonuç olarak daha az yanlış seçim, daha az iade ve istediklerini bekledikleri anda alan daha mutlu müşteriler. Aslında, on kişiden biri, tek yıldızlı incelemelerden seçilmiş bir öğeden

İyi bir toplama ve paketleme işlemi aynı zamanda bir verimlilik tasarrufu sağlar. Toplama ve paketleme e-kitabımız için yapılan araştırma, müşteri siparişlerini işlerken harcanan emek süresinin %70'inin yalnızca ürünlerin toplanmasıyla geçtiğini ortaya çıkardı.

Toplama ve Paketleme Süreci Nedir?

Toplama ve paketleme işleminin dört temel adımı vardır:

Sipariş Alındı

E-Ticaret sipariş karşılama yazılımınız olduğunu varsayarsak, e-ticaret kanallarınızdan birine bir sipariş verildiğinde bir sevk irsaliyesi oluşturulur. “Veeqo” ile bu sevk irsaliyesi, toplayıcıya öğeleri alması için en uygun sırayı verecektir.

Toplama

Depo çalışanı veya toplayıcı, ambalaj kağıdındaki depo raflarından öğeleri seçer. Bu yeterince basit görünüyor, ancak sürecin bu aşamasının verimliliği işinizin genel verimliliğini ve karlılığını etkileyecektir.

Paketleme

Toplama işleminden sonra, her bir siparişteki ürünler derlenir ve destek malzemesi ve uygulanabilecek ekstra malzemelerle birlikte - promosyon malzemeleri gibi - belirlenen çantaya veya kutuya yerleştirilir. Basılı bir nakliye etiketi her kutuya damgalanır veya yapıştırılır. Bu aşamada, müşterinizin siparişi ile ortaklar tarafından seçilen arasında herhangi bir uyumsuzluk olmamasını sağlamak için Kalite Güvencesi önlemleri devreye girer. Bu kontroller, paketleme uygunluğu, etiketleme doğruluğu ve sipariş doğruluğunu içerir. Kalite Güvencesi yapıldıktan sonra, bitmiş paketler nakliye için hazırdır.

Nakliye

Ardından ekibiniz, paketlerinizin kargo şirketlerinin teslim etmesi için hazır olmasını sağlayacaktır.

Toplama Doğruluğu nasıl geliştirilir?

Spesifik sipariş toplama sistemlerini tartışmadan önce, kullandığınız ambar yönetim sisteminden bağımsız olarak sipariş toplamada doğruluğu ve üretkenliği artırmanın birkaç genel yolunu hızlıca inceleyelim:

1. Her Stok Kodu İçin Bir Depo Yeri Tahsis Edin

Deponuzu net bir şekilde etiketlenmiş alanlara, sıralara, raflara ve alt konumlara bölmek çok önemlidir. Bu, ekibinizin fazla çaba harcamadan ürünleri bulmasını çok daha kolay hale getirecektir.

Bu nedenle birden fazla stok kodunu asla aynı bölmede veya alt raflarda karıştırmak istemezsiniz. Bir depo elemanının depoya gittiğini ve iki renk, farklı boyutlar veya diğer küçük varyasyonları manuel olarak deşifre ettiğini gözünüzde canlandırın. Bu çok büyük bir zaman kaybı olacak çünkü toplayıcılarınız, özellikle yoğun dönemlerde kaçınılmaz olarak yanlış ürünleri seçecek.

Öte yandan, stok kodunun özel bir depo yeri olduğunda, elemanlarınız doğrudan oraya gidebilir ve ilk denemelerinde doğru ürünü seçebilir.

2. Yürüme Süresini En Aza İndirin

Yapılan araştırmalara göre, bir toplayıcı genellikle zamanının %60'ını seçimler arasında depoda dolaşarak geçirir. Başka bir deyişle, ölü zaman. Ölü zamanda herhangi bir azalmanın potansiyel olarak büyük getirileri olabilir. Ekibiniz için yürüme süresini en aza indirmenin üç yolu.

• Uygun bir sipariş toplama sistemi kullanarak birden fazla ürünü toplu olarak toplayın;
• Seçimleri, en verimli depo rotası üzerinden tamamlanabilecek şekilde organize edin.
• Her bir konuma ulaşmak için açık yollara ve yönlere sahip olun;

Bu sayede, her elemanın her gün yapması gereken yürüyüş miktarı üzerinde çok büyük bir pozitif etki yaratabilirsiniz. Aslında, kaliteli bir Depo Yönetim Yazılımı Platformu tüm bunları sizin adınıza yapabilir, diğer depo görevlerine odaklanmak için daha fazla zaman ve enerji tasarrufu sağlar.

3. Deponuzu Satış Rakamlarına Göre Düzenleyin

Çoğu perakendeci, satışlarının %60'ını ürün kataloglarının yalnızca %20'sinden oluşturur. Bu, genellikle bir işletmenin siparişlerinin büyük bölümünü oluşturan bir ürün alt kümesi olduğu anlamına gelir.

Bu, belirli ürünlerin diğerlerinden daha sık seçilebileceği anlamına gelir. Bu nedenle, bunları paketleme istasyonuna veya masasına mümkün olduğunca yakın bir yerde saklamak çok mantıklıdır. Envanteri satışa göre kategorize etmek ve ardından deponuzu buna göre düzenlemek için ABC Analizini kullanabilirsiniz.

 Kolay erişim sağlamak için en çok satan ürünleri paketleme masasının/istasyonlarının üzerindeki raflarda depolamak bile yardımcı olabilir.

Depo Sipariş Toplama Sistemleri

Doğru depo siparişi toplama sistemlerini seçmek tamamen farklı iş ihtiyaçlarınıza bağlıdır. Bununla birlikte, perakende depoları tipik olarak dört ana paketleme yöntemi kullanır:

1. Tek Sipariş Toplama

En basit ve "basit" toplama süreci - genellikle yeni başlayan işletmeler için kullanışlıdır. Oldukça basit bir önermeye dayanmaktadır:

Bir seçici, bir sonrakine geçmeden önce tüm döngü boyunca her seferinde bir sipariş alır.

Bu toplama ve paketleme yöntemi, yeni başlayan ve daha karmaşık yöntemler kullanmadan gerçek faydalar elde edecek türden bir büyüme ve genişleme beklentisi olmayan perakendeciler için en iyisidir.

Günde 20'den fazla müşteri siparişi gönderiyorsanız veya yakın zamanda göndermeyi planlıyorsanız, tek sipariş paketlemesinden kaçınılmalıdır.

2. Toptan Toplama

Bu yöntem pratik olarak ilki kadar basittir, ancak yukarıda bu bölümde ele alınan genel depo toplama üretkenlik yönergelerine uyduğunuz sürece daha iyi verimlilik sunar.

Aşağıdaki varsayıma göre çalışır:

• Her toplama elemanı, birden çok sipariş içeren bir toplu işleme atanır.
• Toplama elemanı depoya girer ve tüm siparişleri tek bir taramada alır.
• Tüm öğeler paketleme masasına teslim edilir.
• Yeni bir parti alınır ve süreç baştan başlar.

Parti başına sipariş sayısı genellikle 10 ile 30 arasındadır. Ancak bu, ürünlerin fiziksel boyutlarına ve ortalama sipariş boyutuna bağlıdır. Bu nedenle, parti büyüklüklerini toplam sipariş sayısına göre değil, toplam ürün sayısına göre tahsis etmek işe yarar.

Bu yöntem, tek bir ürünün veya sipariş başına genellikle düşük sayıda ürünün olduğu yüksek hacimli siparişler için idealdir.

Sipariş başına yüksek hacimli ürün varsa veya yakın gelecekte yüksek hacimli bir ürün seçip paketlemeyi planlıyorsanız, toptan toplamadan kaçınılmalıdır.

3. Bölgesel Toplama

Bölgesel toplama, sipariş toplama sistemlerinin bir şekilde gelişmiş olma eğiliminde olduğu yerdir. Bu senaryo kapsamında:

• Her toplama elemanı depo içinde kendi "bölgesi" veya alana atanır.
• Yalnızca atandıkları bölgede depolanan ürünleri alabilirler.
• Her sipariş, o bölgedeki ilgili toplama elemanı tarafından kendisinden istenen gerekli öğelere sahip olmak için tüm bölgelerden/alanlardan geçirilir.
• Sipariş, tüm depo toplama bölgelerinden geçtikten sonra, tamamlanması için paketleme masasına iletilir.

Bu toplama yöntemi, yüksek hacimli siparişler işlenirken birden fazla sipariş toplayıcının birbirinin yoluna çıkmasını önlemek için mükemmeldir. Ancak, her siparişin sevk edilmeden önce tüm ilgili bölgelerden geçmesi gerektiğinden, hafif bir nakliye gecikmesine neden olabilir.

Bu nedenle, bu metot her gün yüksek hacimli veya çok ürünlü siparişler gönderen perakendeciler için en iyisidir.

Tek parça veya düşük hacimli siparişlerin gönderilmesi veya sınırlı sayıda toplama elemanın olduğu yerler için ideal değildir.

4. Dalgasal Toplama

Dalgasal toplama, bölgesel toplamaya benzer; tek istisna, tüm bölgelerin sırayla değil, aynı anda seçilmesidir. İşte olanlar:

• Önceki toplama yönteminde olduğu gibi, tüm toplama elemanları içinden seçim yapacakları belirlenmiş bir depo bölgesine sahip olur.
• Her sipariş toplayıcı, ilgili ürünleri kendi bölgesi dahilinde sırayla seçer.
• Toplayıcı eleman, merkezi bir paketleme istasyonuna veya masasına geri döner.
• Özel bir paketleyici daha sonra her bir seçimi tek bir siparişte birleştirir.

Dalgasal toplama, çok sayıda üründen oluşan yüksek hacimli siparişlerin sevkiyat gecikmeleri olmaksızın ele alınması gereken bölgesel toplama ile aynı avantajları sunar. Bununla birlikte, paketleyicinin sevk edilmeden önce seçtikleri tek bir siparişte birleştirmek için daha fazla zaman harcaması gerekebileceğinden işçilik maliyetleri artabilir.

Dalgalı toplama, her gün yüksek hacimli çoklu ürün siparişleri gönderen ve aynı zamanda süper hızlı işleme ve nakliyeyi tercih eden perakendeciler için en iyisidir.

Tek parça veya düşük hacimli siparişler için veya istenen sayıda toplama elemanın bulunmadığı veya maliyet düşürmenin sevkiyat ve nakliye zaman çizelgelerinden daha önemli olduğu durumlar için ideal değildir.

Otomatik Depo Toplama Sistemleri

Teknolojinin gelişme hızı sayesinde artık otomatik depo toplama için bir dizi harika seçeneğimiz var:

1. Toplayıcı Işık Sistemini Seçin

Bu sistem bir barkod tarayıcı ve ışık kurulumu içerir. Sipariş toplayıcı bir barkodu tarar ve ardından zemine, tavana veya siparişlerin toplanıp paketlendiği diğer ekipmanlara entegre edilebilen LED ışıklar aracılığıyla uygun depo alanına yönlendirilir.

Yani, temelde, bir toplama elemanının tek yapması gereken bir barkodu taramak ve ışıkları takip etmektir:

Bununla birlikte, bir dezavantajı, bu yöntemin, geniş ürün kataloglarına sahip yüksek hacimli siparişlerin işlenmesi gereken daha büyük operasyonlar için oldukça hızlı bir şekilde yoğun olabilmesidir.

 2. Sesli toplama sistemi

Ses teknolojisi depolara da girdi.

Toplayıcı elemanlar, neyi seçecekleri ve nereye gidecekleri ile ilgili talimatları almak için bir kulaklık takarlar, ardından bir seçimin onayını bağlı mikrofon aracılığıyla toplama sistemine sözlü olarak iletirler. Gerçekten çok kullanışlı bir sistem, çünkü elemanları toplama işlemine ayırmaları için serbest bırakıyor ve ayrıca seçimler tamamlandıktan sonra uğraşılacak evrak işi yok.

3. Mobil tarayıcı toplama

Deponuzu ve envanterinizi benzersiz barkodlarla donatın ve toplayıcılarınızın kaliteli bir mobil tarayıcı kullanarak seçim yapmasını sağlayın. Bu, elemanlarınızın şunları yapmasına olanak tanır:

• Her toplayıcı tarafından özel olarak seçilebilecek siparişlerin bir listesine sahip olun.
• Tüm siparişleri almak için optimize edilmiş bir yürüme rotasına sahip olun, zamandan ve kaynaklardan tasarruf edin.
• Seçimleri neredeyse mükemmel toplama doğruluğu ile tarayın ve onaylayın.
• Ortalama olarak çok daha hızlı seçim yapın.

Hepsi bu kadar değil tarayıcı, toplama işlemi ve diğer depo yönetimi görevleri sırasında genel doğruluğu doğrulamak için de kullanılabilir.

Sipariş toplama başarısı nasıl ölçülür?

Uygun sipariş toplama sistemini seçtikten sonra, ne kadar iyi performans gösterdiğini izlemeniz veya ölçmeniz gerekir. İki unsuru dikkate almamız gerekiyor: doğruluk ve hız aynı ölçekte.

Müşterileriniz yanlış ürünler alırsa veya siparişleri kısmen tamamlarsa, süper hızlı seçimler yapmanın pek bir anlamı yoktur. Bu nedenle, izlemeniz gereken ana depo toplama Anahtar Performans Göstergeleri (KPI) şunlardır:

1. İade Edilen Ürün Oranı

Bir bakışta bu, ürünlerin müşteriler tarafından ne sıklıkta iade edildiğini ifade eder, ancak "nedenini" belirlememiz gerekir.

Sipariş toplayıcılarınızın kontrolü altında olmayan iade edilen siparişlerden sorumlu birçok faktör vardır. Bu yüzden bu KPI'yı geri dönüş için farklı nedenlere ayıracağız. Bu şekilde, yanlış veya eksik öğelerin bir sonucu olarak iade edilen her şey, yalnızca sipariş toplayıcılarınızın sorumluluğunda olacaktır.

Bu nedenle, ürünlerin iade edilmesinin farklı nedenlerini bulun ve ardından her birini analiz etmek için bu denklemi kullanın: İade oranı = İade edilen birim sayısı / satılan birim sayısı.

 2. Toplama Doğruluğu

Bir sonraki adım, yukarıdaki formülü kullanarak elde ettiğiniz segmentlere ayrılmış "getiri oranı" verilerinizi kullanarak toplama doğruluğu için belirli bir KPI belirlemektir.

Belirli bir süre için toplam sipariş sayınızı ve aynı süre içinde hatalı iade edilen ürün sayısını alın ve bunları şu denkleme uygulayın:

3. Ortalama Sipariş İşleme Süresi

Doğal olarak, sipariş işleme süresi sadece depo elemanlarınıza bağlı değildir. İşleme hızı ve doğruluğu sipariş etmek söz konusu olduğunda, sadece seçmekten çok daha fazlası oluyor.

Ancak daha önceki istatistiğimizi tekrar gözden geçirelim: Siparişleri işlerken işçilik süresinin %70‘i yalnızca ürün toplama aşamasında harcanıyor. Yani:

 Ortalama sipariş işleme süresi, toplayıcılarınızın ne kadar hızlı çalıştığını kabaca göstermelidir, değil mi? Bu nedenle, bunu aydan aya takip etmek önemli bir fikir olabilir. İşte yapmanız gerekenler:

• Her sipariş işleme için baştan sona geçen süreyi kaydedin
• Bu süre için işlenen zamanı toplam sipariş sayısına bölün

Piernet Danışmanlık ve Entegrasyon hizmetleri ile e-ticaret alanında karşılaşacağınız A’dan Z’ye kadar her konuda destek alabilirsiniz.

Özetle

İşletmeniz ne kadar ölçeklenirse, sipariş toplama potansiyel olarak o kadar karmaşık hale gelebilir. Bu nedenle, bu süreci mümkün olduğunca mükemmel bir şekilde azaltmak kesinlikle önemlidir. Aslında müşteri memnuniyeti ve duyguları, iş incelemeleri ve özellikle kurumsal imajınız buna dayanır.

Gereksinimlerinize göre bu sipariş toplama sistemlerinden herhangi birini seçmek hayati önem taşırken, onu bir tür barkodlu otomatik sistemle birleştirmek, sipariş toplamaya ve hatta yeni e-ticaret gerçekleştirme düzeyinizi bir sonraki seviye taşır.